Explicación paso a paso
Empieza por el hecho o documento solicitado, no por una etiqueta genérica de «documentos de empresa».
Registra la categoría del receptor, la finalidad de la revisión y la lista escrita exacta de hechos o documentos solicitados. Un revisor puede pedir constancia de constitución, un extracto registral vigente, cargos actuales, facultades de firma, estatutos, un identificador fiscal, un acto societario publicado o un conjunto completo de una operación. Relaciona cada elemento solicitado con el original realmente recibido y marca lo que falte por confirmar con el cliente. No elijas un producto registral español, ni declares equivalentes dos documentos, ni añadas todo el archivo societario solo porque la solicitud use una etiqueta inglesa desconocida.
Ejemplo ficticio original: el equipo de compras North Harbor pide a Sol Mar, S.L. un conjunto en inglés que muestre la denominación inscrita, los datos registrales y el representante y la forma de actuación que constan en una certificación fechada. El alcance relaciona esas solicitudes con la certificación recibida y excluye estatutos antiguos y cuentas anuales salvo que el comprador los pida.
01
Crea una matriz entre solicitud y originales.
Enumera cada hecho o documento solicitado en una columna y añade en las demás el original candidato, emisor, fecha, intervalo de páginas y estado. Usa estados como recibido, pendiente de confirmación, fuera del alcance de traducción o no proporcionado. Mantén separadas la solicitud empresarial y la suficiencia jurídica: la matriz organiza la traducción, pero no decide si la prueba seleccionada cumple un estándar legal, de cumplimiento o de la operación.
Ejemplo ficticio original: la lista de un prestamista contiene cuatro elementos: constitución, domicilio social, cargos e identificación fiscal. La matriz relaciona los tres primeros con documentos registrales y el último con una tarjeta del NIF de la AEAT, sin tratar la tarjeta como prueba de constitución.
02
Crea un manifiesto societario por páginas.
Asigna identificadores neutrales a los archivos y registra título visible completo, organismo emisor, país o registro, fecha de expedición o publicación, categoría de referencia, cantidad de páginas y caras, idiomas, versión, anexos y relación con otros archivos. Separa documentos que compartan un PDF, señala escaneos duplicados e identifica páginas faltantes, sellos recortados o códigos ilegibles antes de cotizar.
Ejemplo ficticio original: una carga de 31 páginas contiene una nota registral de cuatro, una escritura de constitución de 17, seis páginas de estatutos, un anuncio del BORME de dos y una apostilla de dos. El manifiesto registra cinco componentes en vez de cotizar el archivo como un certificado único sin nombre.
03
Clasifica cada original societario por su función visible.
Distingue una nota registral informativa de una certificación, una publicación del BORME del asiento o documento subyacente, una escritura de constitución de los estatutos vigentes, un acuerdo de un poder y una tarjeta del NIF de la prueba de situación societaria. Usa el título y emisor del original, no una suposición inglesa cómoda. Si la etiqueta de destino no tiene correspondencia segura, describe el original con neutralidad y pide al cliente que confirme qué documento se solicitó.
Ejemplo ficticio original: un archivo llamado «good-standing.pdf» lleva el título visible «Nota Informativa Mercantil». El registro de producción usa el título español visible y una descripción inglesa prudente; no reclasifica la nota como certificate of good standing.
04
Fija denominaciones, formas jurídicas e identificadores.
Crea un registro controlado para la denominación social inscrita exacta, nombre comercial cuando aparezca, abreviatura de forma jurídica, NIF, Registro, tomo, libro, folio, hoja, inscripción, EUID u otros identificadores visibles, domicilio social, fechas de constitución e inscripción, capital y moneda. Conserva puntuación y ceros iniciales del original. No traduzcas la denominación social inscrita ni conviertas S.L., S.A. u otra forma jurídica en un tipo societario estadounidense salvo que una instrucción terminológica aprobada exija una nota explicativa.
Ejemplo ficticio original: «Luz del Norte, S.L.» se mantiene como denominación inscrita en toda la entrega, con S.L. conservado y explicado solo si lo exige la nota terminológica acordada. No se reescribe como «Northern Light LLC».
05
Relaciona cargos, representantes y formas de actuación sin inferir facultades.
Registra cada función visible —administrador, consejero, apoderado, socio o accionista, secretario, liquidador o auditor— junto con original, fecha, texto de nombramiento o cese y si el original describe un cargo único o actuación mancomunada, solidaria u otra forma. Mantén coherentes los términos definidos dentro de cada original y señala diferencias entre archivos. La traducción puede conservar las facultades y fechas expresas; no puede verificar que un nombramiento o poder siga vigente ni sea suficiente para una operación.
Ejemplo ficticio original: un acuerdo de 2022 nombra a Ana apoderada, mientras una certificación registral de 2026 enumera dos administradores vigentes que actúan mancomunadamente. La traducción conserva ambas declaraciones fechadas y señala la diferencia; no decide quién puede firmar hoy.
06
Conserva jerarquía documental, marcas oficiales y vínculos de anexos.
Conserva encabezados, numeración de cláusulas y acuerdos, tablas, notas al pie, notas marginales, referencias de asiento y publicación, bloques de firma, sellos, códigos de barras, códigos CSV o CVE y declaraciones de anexos en un formato rastreable. Traduce el texto legible y etiqueta las marcas no textuales con coherencia. Mantén anuncio del BORME, certificación registral, tarjeta del NIF y apostilla como componentes separados aunque se refieran a la misma sociedad.
Ejemplo ficticio original: un anuncio del BORME cita número de edición, página, sección y fecha de publicación, mientras la certificación adjunta lleva su propia referencia registral y sello. El conjunto inglés conserva ambos sistemas de referencia en vez de fusionarlos en un solo número de registro.
07
Realiza control bilingüe entre archivos y entrega un manifiesto de alcance.
Compara cada página del original con contenido con la versión inglesa y revisa denominaciones, formas jurídicas, identificadores, domicilios, fechas, capital, monedas, cargos, formas de actuación, términos definidos, versiones, referencias, marcas y límites de anexos. Registra las diferencias visibles sin armonizarlas en silencio. El manifiesto de entrega debe identificar originales e intervalos traducidos, archivos excluidos expresamente, limitaciones de escaneo documentadas, decisiones terminológicas y certificación relacionada con cada traducción.
Ejemplo ficticio original: la escritura de constitución muestra un domicilio anterior al de la nota registral posterior. La revisión final conserva cada domicilio bajo la fecha de su original, confirma las 28 caras traducidas y enumera un anexo de cuentas anuales no traducido como exclusión expresa.