Explicación paso a paso
Empieza por el título visible completo y el negocio, no solo por las palabras escritura pública.
Registra país y jurisdicción emisores, notario, número de protocolo o instrumento, fecha de otorgamiento, título visible, acto o negocio expresado, partes y calidades, intervalo de páginas, etiqueta de copia o certificación, anexos y páginas registrales o de autenticación posteriores. Si la portada solo dice escritura pública, usa las cláusulas operativas y la fórmula notarial para describir el archivo de manera neutral en producción, pero no inventes un tipo específico de escritura. Si dice escritura pública de compraventa, constitución, poder o adjudicación, conserva ese modificador y contrasta la redacción inglesa con todo el documento. Este primer perfil evita confundir una categoría amplia del original con un documento exclusivamente inmobiliario o con un instrumento estadounidense de efecto automáticamente equivalente.
Ejemplo ficticio original: el archivo EP-01 se titula «Escritura Pública Número 412—Constitución de Sociedad» y el archivo EP-02 es un certificado registral posterior. El manifiesto describe EP-01 como escritura pública de constitución societaria y EP-02 como certificado separado. No reclasifica EP-01 como escritura de propiedad ni declara que la sociedad siga inscrita.
01
Crea un perfil de jurisdicción y originales.
Asigna a cada archivo un identificador neutral y registra país, jurisdicción subnacional cuando sea visible, notario u oficina, número de protocolo o instrumento, fecha, cantidad de páginas y caras, título completo, etiqueta de copia, anexos y certificaciones relacionadas. Separa el instrumento notarial de extractos registrales, recibos fiscales, planos y apostillas aunque compartan un PDF. Señala páginas faltantes, escaneos repetidos, márgenes recortados y nombres de archivo contradictorios antes de cotizar.
Ejemplo ficticio original: Lucía carga un PDF de 19 páginas que contiene una escritura de 12 páginas, un plano catastral de tres, dos páginas de notas registrales y una apostilla de dos páginas. El perfil registra cuatro componentes individuales y conserva sus relaciones de páginas.
02
Clasifica el acto o negocio visible sin suponer que es inmobiliario.
Lee el encabezado completo, la comparecencia, los antecedentes y las cláusulas operativas para identificar cómo denomina el propio original el acto: compraventa, constitución societaria, poder, adjudicación hereditaria, hipoteca, modificación u otro negocio. Mantén escritura pública como categoría amplia cuando el original no sustente una etiqueta más específica. No deduzcas propiedad actual, estado societario, eficacia ni documento prevalente a partir del título.
Ejemplo ficticio original: «Escritura Pública de Aumento de Capital» se perfila como instrumento de aumento de capital, no como escritura inmobiliaria por el mero hecho de contener la palabra escritura.
03
Relaciona partes, comparecencias y calidades a partir de las etiquetas del original.
Crea una tabla de funciones para comparecientes, otorgantes, vendedores, compradores, representantes, apoderados, socios, herederos, testigos, intérpretes y notario usando las denominaciones exactas del instrumento. Conserva de manera coherente las fórmulas de representación, las denominaciones sociales y los términos definidos. Si una persona aparece en más de una calidad, registra cada una en vez de fusionarlas. Este mapa apoya la coherencia terminológica; no confirma identidad, capacidad ni facultades.
Ejemplo ficticio original: Mateo comparece «en nombre propio» para una declaración y «en representación de Delta, S.L.» para otra. La tabla conserva ambas calidades y sus referencias de cláusula sin decidir si la representación era suficiente.
04
Controla la terminología de protocolo, copia y fórmula notarial.
Registra términos como matriz, protocolo, número de orden, copia autorizada, copia simple, testimonio, comparecencia, otorgamiento, doy fe, signo, sello y rúbrica en un registro sensible a la jurisdicción. Traduce el texto realmente visible y conserva números, fechas, referencias de página y calidad notarial. No llames original a toda copia, affidavit a todo testimonio ni documento notarizado a todo instrumento notarial.
Ejemplo ficticio original: un cierre dice «Es primera copia autorizada de su matriz, que obra al folio 88 del protocolo». La traducción conserva la declaración de copia, referencia a la matriz, folio y contexto de protocolo; no presenta el escaneo recibido como original en papel.
05
Traduce la jerarquía completa de cláusulas y los datos controlados.
Conserva antecedentes, manifestaciones, cláusulas operativas, condiciones, declaraciones, advertencias, reservas, lenguaje fiscal, términos definidos, remisiones y fórmula de cierre con su jerarquía visible. Usa tablas de control separadas para nombres, identificadores de entidades, referencias inmobiliarias o registrales, monedas, importes, porcentajes, fechas y citas de páginas. Reproduce exactamente los valores del original; no conviertas unidades o monedas, calcules impuestos ni caracterices la propiedad o el efecto jurídico salvo que el alcance aprobado exija expresamente una ayuda informativa claramente rotulada.
Ejemplo ficticio original: la cláusula cuarta enumera 125.000 EUR, una participación del 40 % y el asiento «Finca 9.204, Tomo 611, Libro 77». La tabla numérica fija cada valor y referencia registral, y la traducción no convierte el precio a dólares.
06
Inventaría anexos, notas registrales y páginas de autenticación.
Identifica documentos incorporados, planos, anexos, referencias a copias de identidad, recibos fiscales, notas registrales, instrumentos de subsanación o ratificación, certificados y apostillas como componentes separados. Conserva el texto visible que vincula los anexos, sellos, firmas, códigos de barras y códigos de verificación. Pide al cliente que confirme si cada componente recibido forma parte del alcance; no decidas si un componente omitido es jurídicamente obligatorio ni si una apostilla valida el contenido.
Ejemplo ficticio original: una nota de inscripción de una página lleva sello registral fechado seis semanas después de la escritura, mientras que la apostilla está unida a una certificación notarial de copia. El manifiesto mantiene separadas ambas fechas y relaciones en vez de tratar cada página como texto de la escritura.
07
Realiza revisión bilingüe por página y entrega un manifiesto de originales.
Compara cada página y cara con contenido del original con la versión inglesa. Revisa modificadores del título, funciones, términos definidos, numeración de cláusulas, remisiones, importes, identificadores, fórmulas notariales, marcas y límites de anexos. El manifiesto de entrega debe enumerar identificadores e intervalos de páginas, componentes traducidos, archivos excluidos de forma expresa, zonas ilegibles o recortadas documentadas, decisiones terminológicas y formato de certificación. No debe afirmar que el instrumento sea válido, equivalente, esté inscrito o vaya a aceptarse.
Ejemplo ficticio original: la revisión final detecta que «Tomo 16» de la página 2 se escribió como «Tomo 61» en una tabla. El revisor corrige el valor, contrasta las 17 caras del original con la versión final y registra en el manifiesto un recibo fiscal excluido expresamente.