Explicación paso a paso
Identifica el documento por su función y campos, no por una sola denominación.
«Lista de empaque», «lista de bultos», «lista de contenido» y «packing list» pueden designar un inventario de bultos de exportación, pero expresiones parecidas también aparecen en albaranes nacionales o listas no comerciales. Una lista de empaque de exportación normalmente relaciona el envío con bultos y contenidos, marcas, cantidades, pesos o dimensiones. La factura comercial registra la venta y los valores; el conocimiento de embarque o la guía aérea es documento de transporte; el certificado de origen trata el origen; y la declaración aduanera contiene datos de una presentación reglamentaria. Lee título completo, partes, referencias, encabezados y pie antes de elegir «Packing List», y mantén cada documento complementario en una línea separada del inventario y presupuesto.
Ejemplo ficticio original: la carga segura contiene «Lista de empaque LE-184» con filas de palés y cajas, una «Factura comercial FC-184» separada y una guía aérea. El inventario registra tres originales distintos. La traducción inglesa no combina sus campos ni llama a los tres listas de envío.
01
Haz un inventario del título, páginas, continuaciones y versión activa.
Registra título completo sin datos sensibles, emisor o preparador, número de lista, fecha de emisión o envío, página x de y, etiquetas de continuación, revisión, modificación o sustitución y cada anexo. Distingue nombres de archivo de controles impresos. Si dos versiones o recuentos de páginas difieren, detente y pregunta qué conjunto completo está vigente en vez de combinar las páginas más claras de cada uno.
Ejemplo ficticio original: «LE-184 Rev. 2, página 1 de 4» llega con un borrador de dos páginas marcado «Preliminar». El inventario mantiene la revisión de cuatro páginas como conjunto candidato y el borrador aparte hasta confirmar alcance.
02
Relaciona cada función y referencia del envío.
Conserva las etiquetas de vendedor, exportador, expedidor o remitente, comprador, importador, consignatario, parte a notificar, transportista y transitario tal como las asigna el original. Mantén nombres y domicilios unidos a sus funciones. Copia carácter por carácter referencias de lista de empaque, factura, orden de compra, pedido, envío, contenedor, precinto, seguimiento, guía aérea y conocimiento de embarque. No combines funciones distintas porque una empresa ocupe varios bloques.
Ejemplo ficticio original: «Expedidor: Taller Norte» y «Vendedor: Grupo Río» aparecen sobre factura «FC-184» y orden «PO-7710». Los bloques ingleses mantienen «Shipper» y «Seller» por separado y conservan ambas referencias.
03
Conserva la jerarquía de palés, cajones, cajas y envases interiores.
Identifica cada nivel de embalaje impreso y mantén visibles las relaciones entre bultos exteriores e interiores. Un palé puede contener cajas y una caja puede contener bandejas, bolsas o piezas; por ello el total de bultos puede referirse a un nivel y no a toda unidad física. Conserva el tipo, la secuencia y la cantidad de bultos, las referencias de contenedor o precinto y expresiones como «caja 3 de 8». No aplanes embalajes anidados ni inventes jerarquías solo por el espaciado.
Ejemplo ficticio original: «Palé 2: cajas 11–18; 24 unidades por caja» sigue siendo un palé que contiene ocho cajas numeradas, no nueve bultos en un solo nivel ni 192 unidades sueltas.
04
Mantén trazables marcas, números y filas de artículos por bulto.
Reproduce marcas, números de caja, números de artículo o línea, códigos SKU o números de pieza, identificadores de lote o partida y rangos de números de serie en sus columnas exactas. Traduce de forma coherente las descripciones y conserva modelos, grados e identificadores. Mantén cada cantidad y unidad de medida unida al bulto y fila correctos. Una celda vacía, marca de repetición, guion y cero son estados distintos; no los repitas, elimines ni completes en silencio.
Ejemplo ficticio original: la caja «C-07» indica pieza «AX-4», lote «L2609» y cantidad «12 pzas»; «C-08» repite AX-4 pero deja lote en blanco. La tabla en inglés conserva «12 pcs» en C-07 y el lote vacío en C-08.
05
Controla el peso neto, la tara, el peso bruto, las dimensiones y el volumen.
Mantén peso neto, tara y peso bruto como valores diferenciados por bulto y envío. Conserva longitud, anchura, altura, volumen cúbico y cada unidad, decimal, signo y separador impresos. Si el estilo inglés aprobado cambia coma decimal por punto, verifica cada cifra y evita ambigüedad en la agrupación. No conviertas kilogramos a libras ni centímetros a pulgadas, no calcules volumen, no derives tara ni obligues a que los totales impresos coincidan con la suma de filas.
Ejemplo ficticio original: «Peso neto 248,60 kg; tara 18,40 kg; peso bruto 267,00 kg; 120 × 80 × 95 cm» se presenta con los mismos cuatro valores etiquetados conforme al estilo de separadores, sin conversión al sistema imperial.
06
Compara referencias complementarias sin armonizarlas en silencio.
Aplica un cotejo controlado a los identificadores que la lista repite de una factura, orden de compra, documento de transporte o certificado entregado. Registra las coincidencias exactas y señala al cliente o responsable del envío los dígitos ausentes, las fechas distintas y las diferencias en totales de bultos o descripciones. Traduce cada original tal como está hasta recibir una corrección autorizada o un documento sustituto. El traductor no decide qué registro prevalece, no modifica documentos de envío ni certifica la coherencia factual.
Ejemplo ficticio original: la lista indica factura «FC-184» y 18 cajas, mientras la factura entregada muestra «FC-148» y 16 cajas. El control abre dos consultas sobre el original y conserva ambos documentos; no elige el número que parece coincidir.
07
Conserva notas, marcas visibles, aprobaciones y controles finales.
Traduce las notas de manipulación, las instrucciones de embalaje y las salvedades visibles en el original sin convertirlas en nuevas indicaciones de envío. Representa el texto legible de los sellos, las etiquetas que identifican la función del firmante y las firmas visibles conforme al tratamiento aprobado. Conserva notas al pie, encabezados repetidos, referencias entre continuaciones, números de página, controles de revisión y totales. Finaliza con un control bilingüe fila por fila, bulto por bulto y página por página frente a un conjunto confirmado, incluido un cotejo separado de cada identificador repetido.
Ejemplo ficticio original: la última página dice «Continuación de LE-184», lleva un bloque de firma «Revisado por Logística» e indica «No apilar». La traducción conserva referencia, función y nota; no añade un símbolo de manipulación ni confirma que se cumplió la instrucción.