Explicación paso a paso
Primero identifica el acta recibida; no empieces por la antigua elección entre extracto e inextensa.
Lee el encabezado completo, el tipo de hecho, la oficina emisora, la terminología visible del formato, el periodo de expedición, la cantidad de páginas y cualquier QR, sello, firma, bloque de certificación o anotación marginal. Para las actas del estado civil expedidas por la JCE conforme a las resoluciones de 2025, el formato único es el marco vigente. Extracto e inextensa siguen siendo útiles cuando un documento anterior muestra realmente esa terminología o cuando debe entenderse el tratamiento histórico, pero ya no constituyen el menú vigente de dos opciones. Registra solo lo que muestra el original recibido.
Ejemplo ficticio original: Elena tiene un acta de nacimiento expedida en 2024 con código QR y otra expedida en agosto de 2025 con el diseño unificado. Su cotización registra dos archivos fuente distintos y sus etiquetas visibles; no cambia el nombre de ambos a inextensa ni promete que uno satisfará al receptor.
01
Registra el hecho civil, el emisor y el conjunto fuente completo.
Identifica si cada elemento recibido se refiere a nacimiento, reconocimiento, matrimonio, divorcio, defunción u otro hecho y registra el encabezado visible de la JCE o de la Oficialía del Estado Civil, el periodo de expedición, la cantidad de páginas y los anexos. Mantén separadas las actas distintas aunque se refieran a la misma persona o expediente.
Ejemplo ficticio original: Rafael envía un acta de matrimonio de dos páginas y un acta de nacimiento de una página. La recepción registra tres páginas correspondientes a dos hechos civiles en lugar de cotizar una sola «acta dominicana» genérica.
02
Clasifica el original por su terminología visible y periodo de expedición.
Usa formato único, extracto o inextensa solo cuando esa terminología o el contexto documentado de expedición lo respalden. No deduzcas el formato por la cantidad de páginas, el tamaño del papel, la tipografía, la extensión del texto ni lo que el cliente esperaba recibir. Si el encabezado o bloque de expedición está recortado, solicita un escaneo completo.
Ejemplo ficticio original: Marisol llama extracto a una página breve, pero el encabezado visible de 2025 identifica el formato único. La nota del proyecto conserva el encabezado y registra «la clienta usó terminología histórica» sin cambiar el título del original.
03
Interpreta de forma limitada las descripciones históricas de extracto e inextensa.
En el manual histórico de la JCE citado, un extracto contiene la información principal registrada y las anotaciones, mientras que una inextensa es una transcripción textual del acta original con sus anotaciones marginales. El mismo manual establece exclusiones de contenido para ambos formatos expedidos, por lo que textual no significa cada frase histórica sin excepción. La descripción tampoco convierte la inextensa en una fotocopia ni la define por el tamaño del papel. Usa las definiciones históricas solo para clasificar documentos anteriores.
Ejemplo ficticio original: un documento anterior lleva la etiqueta «Acta inextensa». Luis registra un formato de transcripción textual con anotaciones marginales; no lo describe como reproducción fotográfica ni afirma que una página de respaldo independiente deba aparecer palabra por palabra.
04
Conserva cada campo, anotación y elemento no textual visible.
Traduce o representa los encabezados, nombres de oficinas, campos del hecho, texto de certificación y anotaciones legibles conforme a la convención del proyecto. Incluye sellos, firmas, timbres, códigos de barras y etiquetas QR sin afirmar que los autenticas. Solicita reemplazos de página completa cuando falten bordes, reversos o contenido marginal.
Ejemplo ficticio original: el margen derecho del acta anterior de Sofía contiene una anotación manuscrita y parte de un sello redondo. El proveedor solicita una imagen completa sin recortes en lugar de adivinar la anotación a partir del texto central del registro.
05
Mantén los localizadores impresos vinculados con sus etiquetas exactas.
Conserva Oficialía, libro, folio, acta, año y otros identificadores visibles en sus relaciones originales. No combines valores, no calcules un localizador faltante ni supongas que el mismo número significa lo mismo en formatos históricos y unificados. Si una etiqueta no está clara, márcala para revisión.
Ejemplo ficticio original: Tomás ve «Oficialía 03», «Libro 0007» y «Folio 0142». Su mapa de campos conserva tres valores etiquetados en lugar de unirlos en un solo número de referencia.
06
Separa la declaración de validez de la JCE de las instrucciones del receptor.
El aviso de la JCE del 29 de junio indica que los formatos extracto e inextensa con código QR expedidos antes del 1 de julio de 2025 conservan su validez. Registra con exactitud esa declaración fechada del emisor, pero no la conviertas en una promesa de que un tribunal, escuela, consulado, organismo, evaluador u otro receptor acepte determinado original, escaneo, antigüedad, formato de traducción o método de entrega. Solicita la instrucción escrita vigente del receptor.
Ejemplo ficticio original: el documento ficticio de Ana, expedido en 2023, lleva visiblemente la etiqueta «Acta de Nacimiento Inextensa» y un código QR, por lo que pertenece a la categoría contemplada por la declaración de la JCE. Su universidad aun así le pide confirmar sus propias reglas sobre fecha del documento y entrega, de modo que la cotización deja la aceptación sin resolver.
07
Prepara una cotización de traducción y entrega respetuosa con la privacidad.
Para definir inicialmente el alcance, indica el tipo de hecho, la oficina emisora si es visible, si el acta parece anterior o posterior a la transición del 1 de julio de 2025, la terminología visible del formato, las páginas, problemas del escaneo, finalidad, organización receptora, plazo y cualquier certificación o formato de entrega solicitado. No incluyas en texto libre ordinario nombres, fechas del hecho, familiares, localizadores registrales, datos QR ni imágenes. Usa la carga segura cuando el proveedor necesite el archivo completo para preparar una cotización exacta.
Ejemplo ficticio original: Diego primero informa «un acta de nacimiento posterior a julio de 2025, una página, sello inferior tenue, PDF certificado en inglés solicitado». Envía los nombres, fechas, números registrales y la imagen únicamente mediante la carga segura después de que el proveedor solicita revisarla.