Explicación paso a paso
Identifica el certificado original exacto antes de traducir su resultado.
Registra el título completo mostrado, país de emisión y autoridad emisora, oficina o jurisdicción, fecha del documento o de expedición, tipo, modelo o versión del certificado, cantidad de páginas, caras con contenido y cada anexo, hoja de huellas, certificación expedida con el original o página de autenticación recibida. Asigna una etiqueta neutral al proyecto para que las imágenes sustitutivas sigan vinculadas con el original correcto. Una descripción inicial como «certificado policial» resulta útil, pero no sustituye el título ni el alcance impresos en el documento. Este inventario define la producción de la traducción; no clasifica el certificado para un receptor ni establece qué bases, periodos o lugares se consultaron más allá de lo que conste en el original.
Ejemplo ficticio original: llega un documento de dos caras titulado «Certificación Policial de Puerto Claro» con una página separada que hace referencia a huellas. La cotización etiqueta el certificado como PC-1 y el anexo como PC-1A, registra tres caras con contenido y no lo convierte en un certificado nacional de antecedentes penales.
01
Inventaría cada página, cara y anexo.
Enumera números visibles de página, anversos y reversos con contenido, hojas de continuación, anexos, páginas con fotografía o huellas, páginas de certificación expedidas con el original, apostillas y demás documentos recibidos. Conserva el orden del original y registra archivos duplicados, sustituidos, recortados, censurados o faltantes antes de cotizar. Revisa a tamaño legible un reverso que parezca vacío en vez de suponer que no contiene una limitación, un sello de tinta ni una firma.
Ejemplo ficticio original: la primera imagen indica «Página 1 de 2», pero solo se recibió una imagen. Producción solicita la segunda página en vez de traducir la captura parcial como si fuera un certificado completo.
02
Organiza el emisor, la jurisdicción y el alcance declarado de la consulta.
Registra cada componente visible del emisor —ministerio, cuerpo policial, departamento, unidad, oficina y denominación geográfica— y tradúcelo conforme a la convención documentada para nombres institucionales. No omitas ni combines componentes ni presentes una unidad local como autoridad de nivel superior. Traduce el texto sobre registros, bases de datos, territorios, periodos o fechas de corte solo en la medida declarada. Mantén diferenciada la organización nombrada en el membrete de la oficina expedidora y del proveedor de verificación. No conviertas una consulta municipal, provincial o limitada a un organismo en un certificado nacional ni afirmes que se revisaron sistemas no mencionados.
Ejemplo ficticio original: el certificado dice «Consulta limitada al Archivo Policial de Sierra Norte». La versión inglesa conserva ese archivo y la limitación en vez de cambiar el título del documento a «National Police Check».
03
Controla los campos del titular y las referencias de identidad.
Organiza cada etiqueta visible de nombre, apellidos, alias, fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad, número de identidad o pasaporte, domicilio, indicador de sexo o género, fotografía y referencia de huellas. Reproduce con precisión los valores, tildes, puntuación, orden y enmascaramiento del original. No traduzcas nombres personales, no completes un campo vacío con otro documento, no reconstruyas un identificador enmascarado o censurado ni sustituyas silenciosamente la grafía del original por la de un pasaporte o documento posterior.
Ejemplo ficticio original: «María Elena Ríos Vega» aparece en el campo del titular, mientras que el anexo muestra «Maria E. Rios» y un identificador enmascarado que termina en 482. La traducción conserva ambas formas visibles y el enmascaramiento sin decidir identidad ni añadir los dígitos ausentes.
04
Mantén los identificadores y las fechas vinculados con sus etiquetas.
Separa números de solicitud, trámite, recibo, certificado, control, expediente y verificación. Vincula cada fecha con su función en el original, como solicitud, consulta, expedición, firma, certificación, fecha de corte, inicio o fin de vigencia o anotación posterior. Conserva por separado cualquier periodo o texto de vigencia impreso. Expresa las fechas claras en inglés de forma inequívoca; si una fecha numérica sigue siendo ambigua tras revisar el contexto, plantea una consulta o conserva la ambigüedad de forma transparente. Reproduce cualquier texto de vigencia impreso; no calcules una fecha de vencimiento, no decidas si el certificado tiene la antigüedad aceptable ni afirmes que un receptor lo aceptará.
Ejemplo ficticio original: solicitud 14-08-2026, fecha de corte de la consulta «14 de agosto de 2026», expedición «16 de agosto de 2026» y número de control 610083 permanecen como cuatro valores etiquetados por separado. La revisión no convierte la fecha de solicitud en fecha de vencimiento.
05
Traduce el resultado completo y cada matiz.
Traduce la frase completa del resultado junto con el titular, el emisor, el sistema mencionado, el límite territorial o temporal, las excepciones, las advertencias y las instrucciones posteriores. Expresiones como «sin antecedentes», «no registra antecedentes», «constan registros» o «resultado pendiente» deben leerse en la oración completa y en el contexto del documento. No sustituyas un texto limitado por «clean record», «no criminal history», «cleared», «convicted» ni otra conclusión jurídica que el original no declare.
Ejemplo ficticio original: «No se hallaron registros en el archivo consultado hasta el 14 de agosto de 2026» se traduce conservando el archivo consultado y la fecha de corte. No se reduce a «The subject has no criminal record».
06
Incluye las referencias, notas y marcas visibles.
Si el certificado enumera un incidente, caso, categoría, anotación o remisión, conserva su etiqueta, identificador, fecha, texto de estado y relación con el resultado sin interpretar alegaciones, resoluciones ni efectos jurídicos. Traduce el texto legible de sellos de tinta y sellos oficiales y describe de forma coherente los elementos visibles no textuales —por ejemplo, «[Signature]», «[Fingerprint]», «[Photograph]», «[Seal]», «[Barcode]» o «[Illegible]» cuando corresponda—. No recrees firmas ni sellos, no decodifiques ni valides códigos QR, no deduzcas texto censurado ni trates una marca visible como prueba de autenticidad.
Ejemplo ficticio original: el bloque de resultado contiene la referencia «INC-044», un sello rectangular de la oficina, una firma ilegible y una etiqueta QR recortada. La traducción identifica los cuatro elementos y solicita una imagen sin recorte; no clasifica la referencia ni afirma que el código fue verificado.
07
Realiza una revisión bilingüe, por campos y por páginas antes de la entrega.
Compara la entrega en inglés con cada componente incluido. Revisa título, emisor, jurisdicción, datos del titular, valores enmascarados, identificadores, fechas, frase de resultado, matices, limitaciones, referencias, sellos de tinta, sellos oficiales, firmas, orden de páginas y anexos. Resuelve las consultas de producción y prepara una lista de entrega que indique exactamente qué archivos, caras y anexos cubren la traducción y cualquier declaración de certificación de la traducción.
Ejemplo ficticio original: la revisión detecta que el número de certificado 781064 se escribió como 718064 y que falta una limitación del reverso en el archivo inglés. Ambos errores de producción se corrigen antes de certificar sin añadir una opinión sobre el titular ni sus antecedentes.