Explicación paso a paso
Identifica el original exacto antes de traducir sus campos.
Registra el título completo mostrado, país y oficina emisores, fecha del original o de expedición, texto que identifique certificado, acta, extracto o copia, cantidad de páginas, caras con contenido y cada continuación, página de certificación expedida con el original o página de autenticación recibida. Asigna al original una etiqueta neutral del proyecto para que las imágenes sustitutivas y los anexos sigan vinculados con él. Una descripción del cliente como «acta de nacimiento» sirve para iniciar la consulta, pero no sustituye el título ni la modalidad impresos. Este inventario define el alcance de producción; no decide si el documento está vigente, es oficial, resulta suficiente o será aceptado.
Ejemplo ficticio original: llega un documento de dos caras titulado «Registro de Nacimiento de Valle Claro» con una certificación separada de una página expedida con el original. La cotización etiqueta el acta como BR-1 y esa certificación del original como BR-1A, registra tres caras con contenido y no presenta la certificación como parte del asiento de nacimiento.
01
Inventaría cada página, cara y anexo.
Enumera números visibles de página, anversos y reversos con contenido, hojas de continuación, páginas de notas marginales, páginas de certificación expedidas con el original, apostillas y demás anexos recibidos. Conserva el orden del original y registra archivos duplicados, sustituidos, recortados o faltantes antes de cotizar. Revisa a tamaño legible un reverso que parezca vacío en vez de darlo por vacío a partir de una miniatura.
Ejemplo ficticio original: la primera imagen indica «Página 1 de 2», pero no se recibió una segunda imagen. Producción solicita la página 2 en vez de tratar la captura como el acta completa o describirla así en la certificación.
02
Organiza los campos de la persona inscrita y de cada función indicada.
Crea un mapa de campos para la persona inscrita, madre, padre, progenitor, declarante, testigo, registrador, funcionario certificante y cualquier otra función exactamente como esté etiquetada. Conserva nombres, tildes, puntuación, orden, iniciales, campos de apellidos y campos vacíos. No traduzcas nombres personales, no asignes una función solo por la disposición, no completes un campo vacío con otro documento ni sustituyas silenciosamente la grafía del original por la del pasaporte.
Ejemplo ficticio original: «Lucía Marín Soto» aparece bajo «Persona inscrita», un campo de progenitor dice solo «Marín, Rafael» y el segundo campo está vacío. La versión inglesa conserva esos tres estados distintos sin inventar un nombre ni una relación ausentes.
03
Mantén separadas las fechas de nacimiento, inscripción, expedición y anotación.
Vincula cada fecha y hora con su etiqueta y ubicación en el original. La fecha y la hora de nacimiento, la fecha de declaración, la de inscripción, la de certificación, la de expedición y la de una anotación marginal posterior pueden ser distintas. Expresa las fechas claras en un formato inglés documentado e inequívoco; si una fecha numérica sigue siendo ambigua tras revisar el contexto, plantea una consulta o añade una nota transparente que conserve la ambigüedad en vez de intercambiar día y mes automáticamente.
Ejemplo ficticio original: «nació el 9 de mayo de 2016 a las 23:40», «declarado el 11 de mayo de 2016», «inscrito el 12 de mayo de 2016» y «expedido el 4 de agosto de 2026» permanecen como cuatro hechos etiquetados. La revisión no los combina en una sola fecha del certificado.
04
Conserva por separado los campos del nacimiento, del lugar, de los progenitores y de los declarantes.
Conserva la relación entre lugar de nacimiento, establecimiento o domicilio cuando aparezca, municipio, provincia o estado, país, etiqueta visible de sexo o género, datos de progenitores, declaración del informante, campos de testigos y texto de declaración oficial. Traduce cada etiqueta en contexto y mantén separados los campos del original. No deduzcas filiación biológica ni jurídica, identidad de género, nacionalidad, residencia, ciudadanía ni situación a partir del asiento.
Ejemplo ficticio original: el acta separa «Lugar del nacimiento: Clínica del Río» de «Municipio: Santa Vega» y usa la etiqueta de función «compareciente». El traductor revisa el emisor y el texto circundante antes de elegir la traducción inglesa y mantiene separados el establecimiento, el municipio y la función mostrada.
05
Controla referencias registrales, notas marginales y rectificaciones.
Conserva la relación entre oficina registral, distrito, libro, tomo, folio, página, asiento o número de acta y cualquier localizador electrónico exactamente como estén etiquetados. Traduce toda anotación legible incluida en el alcance y conserva su fecha, autoridad, referencia y vínculo con el asiento principal. Distingue el texto del original de la notación del traductor. No actualices silenciosamente el campo principal a partir de una rectificación marginal ni decidas qué valor rige fuera de la traducción.
Ejemplo ficticio original: «Libro 8 / Folio 042 / Acta 119» aparece junto a una nota fechada que cambia una letra del apellido inscrito. La traducción conserva las tres referencias, la grafía anterior y la rectificación en vez de sobrescribir el asiento original.
06
Representa certificaciones, timbres, sellos, firmas y elementos de validación.
Traduce el texto legible de certificaciones, timbres y sellos y describe de forma coherente los elementos visibles no textuales —por ejemplo, «[Signature]», «[Seal]» o «[Illegible]» cuando corresponda—. Registra en qué página o anexo aparece cada marca y junto a qué funcionario, fecha o campo se encuentra. No copies firmas, no recrees sellos, no valides códigos QR ni identificadores electrónicos y no trates una marca visible como prueba de autenticidad o aceptación del acta.
Ejemplo ficticio original: un timbre rectangular dice «Oficina Central» junto a una firma ilegible y una etiqueta QR parcialmente recortada. La traducción identifica los tres elementos y solicita una imagen sin recorte; no reproduce la firma ni afirma que el código fue verificado.
07
Realiza una revisión bilingüe, por campos y por páginas antes de la entrega.
Compara la entrega en inglés con cada componente incluido. Revisa título, emisor, funciones mostradas, nombres, fechas, horas, lugares, referencias registrales, anotaciones, números, timbres, sellos, firmas, orden de páginas y anexos. Resuelve consultas de producción y prepara una lista de entrega que indique exactamente qué archivos, caras y anexos cubren la traducción y cualquier declaración de certificación de la traducción.
Ejemplo ficticio original: la revisión detecta que «Folio 064» se escribió como «046» y que la certificación del reverso falta en la lista de entrega. Ambos errores de producción se corrigen antes de certificar sin añadir una opinión sobre identidad ni validez del acta.