Explicación paso a paso
Fija un original exacto y un entregable de traducción definido.
Registra el título visible del original, la institución emisora, el país, la fecha de expedición o impresión, el número o versión del expediente cuando aparezca, la cantidad de páginas, caras con contenido, escala de calificación y anexos recibidos. Guarda por separado el receptor, la etapa de solicitud y la instrucción exacta que originó la solicitud de traducción. El encargo de producción debe indicar qué páginas fuente cubrirán el archivo en inglés y cualquier declaración de certificación. Así se identifica el trabajo sin decidir si el documento es oficial, suficientemente reciente, completo para la admisión o aceptable para el receptor.
Ejemplo ficticio original: Camila aporta un «Historial Académico» de cuatro páginas de la Universidad del Valle Azul, con una escala de calificación en la cuarta página, para cargarlo durante la solicitud. El encargo lo etiqueta como Expediente T-1, cubre las páginas 1 a 4 y registra por separado la instrucción del receptor; no presenta el escaneo cargado por la estudiante como expediente oficial ni como informe de evaluación.
01
Haz inventario de cada página, cara, leyenda y anexo.
Cuenta el expediente completo, reversos con contenido, hojas de continuación, escalas de calificación, listas de abreviaturas, suplementos al título y páginas de certificación o autenticación expedidas con el original que se hayan recibido. Conserva el orden y registra etiquetas de página, duplicados, imágenes sustitutivas, recortes, censuras y material faltante antes de cotizar. No supongas que un reverso aparentemente vacío carece de escala, sello de tinta, firma o limitación hasta revisarlo a tamaño legible.
Ejemplo ficticio original: el anverso de la segunda página termina con «Continúa al reverso» y el reverso contiene las seis últimas asignaturas y la escala de calificación. Ambas caras se incluyen en el alcance; la cotización no cuenta solo los anversos fotografiados.
02
Organiza los datos de la institución, del estudiante y del expediente.
Registra institución, campus, facultad, escuela, programa y oficina emisora tal como aparecen y después organiza las etiquetas de nombre del estudiante, número de estudiante o matrícula, referencia de identidad, programa, itinerario o titulación, fecha de ingreso, fecha de expedición y código del expediente o de verificación. Mantén separados los niveles institucionales y los campos del estudiante. Conserva grafía, tildes, puntuación, enmascaramiento y discrepancias visibles; no sustituyas silenciosamente un valor del expediente por el de un pasaporte, solicitud u otro documento académico.
Ejemplo ficticio original: la portada indica «Facultad de Ciencias», el bloque de expedición dice «Secretaría Académica» y el estudiante aparece como «José A. Núñez», mientras una nota muestra «Jose Antonio Nunez». La traducción conserva cada forma y función visibles sin decidir identidad ni combinar las oficinas.
03
Conserva los períodos académicos y la relación de cada fila de asignaturas.
Identifica la jerarquía de año académico, semestre, trimestre, período, nivel, ciclo o convocatoria y mantén cada código, nombre de asignatura, intento, sección, fecha y resultado bajo los encabezados correctos. Reproduce encabezados repetidos, celdas combinadas, filas de continuación y límites de subtotales con suficiente fidelidad para compararlos con el original. Traduce los nombres de asignaturas en contexto, pero no los sustituyas por cursos de un catálogo estadounidense, no añadas equivalencias ni combines asignaturas distintas porque sus títulos parezcan similares.
Ejemplo ficticio original: «Prácticas Profesionales II» ocupa dos líneas justo antes del subtotal de 2024-2. La tabla inglesa mantiene el título dividido dentro de su fila y no asigna su calificación a la asignatura siguiente al cambiar el formato.
04
Reproduce calificaciones, créditos, horas, promedios y leyendas como valores del original.
Mantén cada cifra, decimal, signo, denominador, etiqueta de unidad, calificación cualitativa, promedio, total y llamada de nota vinculados con la fila y escala correctas del original. Traduce de forma uniforme las etiquetas y los términos documentados de la leyenda. No redondees, recalcules ni corrijas un total aparentemente erróneo; no conviertas una calificación decimal a letras A–F, créditos locales o ECTS a horas semestrales estadounidenses, ni calcules un GPA o decidas cómo debe evaluar los valores una universidad. Señala una discrepancia para revisión en vez de modificarla.
Ejemplo ficticio original: un período muestra «Créditos cursados: 24», «Créditos aprobados: 21» y «Promedio: 8,35/10». La traducción conserva las tres etiquetas y valores; no convierte 8,35 en un GPA estadounidense ni explica por qué no se obtuvieron tres créditos.
05
Incluye estados, distinciones, anotaciones, notas al pie e incertidumbre.
Traduce cada estado de asignatura, indicación de que la asignatura se cursó de nuevo, baja, exención, reconocimiento, convalidación, indicación de asignatura en curso, resultado no aprobado, distinción, nota disciplinaria o administrativa, leyenda, pie de página y anotación marginal visibles dentro del contexto del original. Conserva su relación con la asignatura, período o expediente afectados. Cuando un texto sea realmente ilegible, usa la notación de incertidumbre del proyecto; no deduzcas un estado favorable, omitas una entrada desfavorable ni interpretes el efecto académico.
Ejemplo ficticio original: un asterisco junto a BIO-118 remite a «Asignatura convalidada; no computa en el promedio». La versión inglesa conserva el indicador y la nota completa. No elimina la fila, no la incluye en un promedio nuevo ni afirma que una universidad de EE. UU. concederá créditos transferibles.
06
Incluye sellos, timbres, firmas y bloques de verificación.
Traduce el texto legible de sellos institucionales, sellos de la oficina de registro académico, certificaciones e instrucciones de verificación y describe de manera uniforme los elementos no textuales en su posición de página y campo. Mantén unidos nombres impresos, cargos, fechas y etiquetas de firma. No recrees sellos ni firmas, no decodifiques códigos privados o inestables, no valides sitios web, no afirmes que una marca autentica el expediente ni trates la ausencia de firma como prueba de invalidez del original.
Ejemplo ficticio original: la última página contiene el nombre del responsable del registro académico, una firma manuscrita, un sello oficial redondo en relieve y una etiqueta QR. La entrega traduce el cargo impreso y la instrucción del QR e indica «[Signature]» y «[Embossed seal]»; no copia la firma ni afirma que se haya validado el código.
07
Realiza control bilingüe por filas, páginas y entrega.
Compara cada página original con la entrega en inglés para revisar datos de institución y estudiante, fechas, identificadores, encabezados de períodos, códigos y nombres de asignaturas, calificaciones, créditos, horas, promedios, totales, leyendas, notas, marcas y orden de páginas. Comprueba que ninguna fila haya cambiado de columna durante el formato y que cada página fuente corresponda con el manifiesto de entrega. Vincula cualquier declaración de certificación con el original y la traducción exactos que cubre. Registra las limitaciones restantes del original sin afirmar equivalencia, autenticidad, carácter oficial ni aceptación.
Ejemplo ficticio original: durante el control bilingüe se detecta que la calificación «7,8» pasó de ECO-202 a ECO-203 cuando un nombre largo de asignatura ocupó dos líneas. El revisor restablece la relación del original y vuelve a comprobar el subtotal del período antes de finalizar la certificación; no se reinterpreta ninguna calificación.