Explicación paso a paso
Primero enumera cada elemento recibido según el título que realmente muestra.
Registra el encabezado completo, la oficina emisora, el tipo de registro o documento de identidad, el formato, el total de páginas, caras de la tarjeta o vistas digitales recibidas y las etiquetas de fecha visibles antes de elegir términos ingleses. Un registro civil de nacimiento y una cédula de ciudadanía pueden mostrar campos numéricos vinculados con la persona sin convertirse en el mismo documento ni probar que los valores coinciden. Una copia del registro civil, un certificado del registro civil, la imagen de una cédula y el resultado de una consulta en línea también son objetos distintos. Si falta el encabezado, el reverso, una vista o una continuación, solicita una captura completa en lugar de clasificar el documento fuente a partir de un solo número o logotipo.
Ejemplo ficticio original: el conjunto contiene «REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO / Indicativo serial: FIC-RC-2048» y una tarjeta separada con el encabezado «CÉDULA DE CIUDADANÍA / N.º FIC-ID-7310». La cotización enumera un registro civil de nacimiento de una página más el anverso y reverso de una cédula de ciudadanía; no combina los identificadores ficticios ni llama certificados de nacimiento a ambos elementos.
01
Haz un inventario separado de cada documento, página y cara.
Asigna una etiqueta neutra a cada original y después cuenta las páginas, los reversos con contenido, los anexos, las continuaciones y los acercamientos. Conserva una imagen de la página completa como contexto aunque se reciba un acercamiento de un sello tenue o un campo pequeño. No supongas que el reverso de una tarjeta ni el espacio de notas de un registro civil están en blanco sin haberlos visto.
Ejemplo ficticio original: Lucía envía una página del registro civil, un acercamiento rotulado de su sello y dos imágenes de la cédula. El acercamiento ficticio complementa la página 1, por lo que la cotización cuenta una página del registro y dos caras de la tarjeta, no cuatro páginas independientes.
02
Clasifica el original registral y el documento de identidad.
Conserva si el encabezado dice registro civil de nacimiento, de matrimonio o de defunción y si el documento recibido se identifica como copia, certificado u otra modalidad. Conserva por separado cédula de ciudadanía y si el documento fuente recibido es una tarjeta amarilla con hologramas, una cédula física de policarbonato, una vista para dispositivo móvil u otro formato. Estas categorías describen los documentos fuente; no establecen qué elemento exige un receptor ni si uno puede sustituir a otro.
Ejemplo ficticio original: «Copia de Registro Civil de Matrimonio» se registra como copia de un registro civil de matrimonio, mientras que la «Cédula de Ciudadanía» adjunta sigue siendo un documento de identidad. La traducción no cambia la categoría de ninguno de los elementos ficticios.
03
Conserva la oficina emisora exacta y su función.
Traduce Registraduría Nacional del Estado Civil, registraduría, notaría, oficina de registro, consulado y las funciones del firmante según su contexto completo. Las mayúsculas y el nombre propio íntegro ayudan a distinguir la entidad nacional de una oficina local u otro participante emisor. No sustituyas el emisor impreso por un tribunal, una oficina de registros vitales o una notaría genéricos solo porque el término inglés resulte familiar.
Ejemplo ficticio original: «Notaría Única de Villa Horizonte — Oficina de Registro Civil» se traduce como «Notaría Única de Villa Horizonte [Sole Notary Office of Villa Horizonte] — Civil Registry Office» en el glosario aprobado, de modo que el nombre propio ficticio permanece trazable.
04
Mantén cada identificador vinculado con su etiqueta impresa.
Indicativo serial o serial del registro civil identifica una referencia registral en las fuentes citadas, mientras que los campos NUIP, NIP, Tarjeta de Identidad y cédula identifican a una persona o documento de identidad en el contexto mostrado. Traduce las etiquetas cuando resulte útil, conserva los valores exactamente y mantenlos en campos separados. Nunca calcules, normalices ni combines valores, y no afirmes que dos números son idénticos salvo que la evidencia del documento fuente respalde expresamente esa relación.
Ejemplo ficticio original: una impresión de consulta muestra «Serial: FIC-S-4402» y «Documento (NUIP/NIP/Tarjeta de Identidad): FIC-P-9921». La traducción muestra «Civil Record Serial: FIC-S-4402» e «Identification Number (NUIP/NIP/Identity Card): FIC-P-9921»; ninguno de los valores ficticios se cambia a número de cédula.
05
Vincula nombres y fechas con el hecho o documento correcto.
Conserva primer apellido, segundo apellido, nombres y la separación entre los demás campos del nombre sin cambiar el orden ni inventar componentes no rotulados. Mantén fecha de nacimiento, fecha de inscripción, fecha de expedición y las demás fechas vinculadas con sus propias etiquetas. La fecha del hecho civil, la fecha de inscripción y la fecha de expedición de todo registro, copia, certificado o documento de identidad recibido son campos distintos.
Ejemplo ficticio original: «Fecha de nacimiento: 14 de abril de 1994 / Fecha de inscripción: 22 de abril de 1994 / Fecha de expedición: 9 de junio de 2012» se traduce como «Date of Birth: April 14, 1994 / Date of Registration: April 22, 1994 / Date of Issue: June 9, 2012». Los tres campos ficticios permanecen distintos; no se calcula la edad ni el tiempo transcurrido.
06
Traduce las notas visibles y las etiquetas de seguridad sin autenticarlas.
Incluye en el inventario las notas marginales, el texto de certificación, los sellos, las funciones de firma, las huellas, los códigos de barras, las etiquetas QR y las direcciones de validación. Traduce el texto y las etiquetas legibles, conserva códigos y URL, describe las marcas no textuales según la convención aprobada del proyecto y señala con honestidad lo ilegible. Una traducción puede informar de lo visible, pero no verificar una base de datos, declarar auténtico el resultado de un código QR ni decidir los efectos jurídicos de una nota, firma o huella.
Ejemplo ficticio original: el pie dice «Código QR para consulta: FIC-QR-81» junto a una firma y la imagen de una huella. La traducción reproduce la etiqueta y el código ficticios, además de «[Signature]» y «[Fingerprint]» según la convención del proyecto; no afirma haberlos verificado.
07
Realiza control bilingüe y cotiza según el conjunto completo.
Compara cada original en español con el borrador en inglés para revisar títulos, emisores, tipos de registro, nombres, fechas, identificadores, relaciones entre localizadores, notas, sellos, firmas y posición en cada cara. Después registra por separado para la cotización la cantidad de elementos, páginas y caras, legibilidad, formato, consulta sobre certificación, organización receptora, finalidad, formato de entrega y plazo. La revisión terminológica no sustituye un original faltante ni la comprobación de las instrucciones vigentes del receptor.
Ejemplo ficticio original: Mateo tiene una copia de registro civil de defunción de dos páginas y una imagen del anverso y reverso de una cédula. La cotización enumera dos páginas del registro, dos caras de la tarjeta, un sello tenue y una consulta sobre certificación en lugar de valorar el paquete como un solo «certificado colombiano».