Explicación paso a paso
Lee todo el bloque de referencias antes de traducir una etiqueta.
Localiza el título del documento, la oficina emisora y toda la línea, casilla u oración que contenga tomo, libro, folio y etiquetas cercanas como página, foja, acta, partida, asiento, inscripción, serial o año. Decide primero si cada elemento es una referencia etiquetada independiente, parte de una oración o un identificador ajeno situado en otra zona de la página. La misma palabra puede cumplir otra función en el formato de un emisor distinto. La traducción parte de las relaciones visibles, no de una tabla de equivalencias de tres términos.
Ejemplo ficticio original: «Registro Civil de Puerto Niebla / Tomo IV / Libro 12 / Folio 083 / Acta 0207» se traduce como «Puerto Niebla Civil Registry / Volume IV / Book 12 / Page Reference 083 / Record No. 0207» según el glosario aprobado del proyecto. Los cuatro valores ficticios permanecen separados; la traducción no crea «Reference IV-12-083-0207».
01
Identifica el documento exacto, el emisor y la época.
Registra el título completo sin datos personales, el tipo de hecho, el país, la oficina registral y la fecha visible de inscripción o expedición antes de elegir la terminología. Un certificado del Registro Civil, un recibo de solicitud, una página de verificación y una anotación marginal pueden contener etiquetas numeradas, pero son tipos distintos de material fuente. Consulta la guía del país para el formato del emisor en vez de extrapolar la terminología de una jurisdicción a todos los registros en español.
Ejemplo ficticio original: una página se titula «Certificación de Matrimonio» y un recibo de pago separado muestra «Folio de solicitud». El documento titulado «Certificación de Matrimonio» se registra como documento fuente y el recibo como anexo; sus campos numerados no se tratan como un solo bloque registral.
02
Asocia cada etiqueta impresa con su propio valor.
Usa el espaciado, las líneas de la tabla, la puntuación, el orden de lectura y los encabezados repetidos para establecer qué valor corresponde a tomo, libro, folio y cualquier número de asiento. Deja en blanco los campos sin datos en lugar de tomar un valor cercano. Si un borde recortado o la escritura manuscrita impide saber con certeza qué valor corresponde, solicita una imagen completa mediante la vía de revisión segura y marca el problema para revisión en vez de adivinar.
Ejemplo ficticio original: una casilla descolorida dice «Tomo: B / Libro: 014 / Folio: [recortado]». Al revisar el archivo enviado mediante la carga segura, se constata que dos campos son legibles y uno está recortado; esos valores no se copian en campos ordinarios de texto libre ni se desplaza 014 a la posición de folio.
03
Mantén distintos tomo y libro cuando el original muestre ambos.
En un bloque de referencias del Registro Civil, tomo suele traducirse como «Volume» y libro como «Book». Aunque las palabras pueden solaparse en el lenguaje general, los campos impresos por separado deben mantenerse separados y vinculados a sus respectivos valores. No omitas uno, no intercambies sus valores ni afirmes una jerarquía archivística universal; reproduce únicamente la relación visible en el documento recibido.
Ejemplo ficticio original: «Tomo C / Libro Segundo» se traduce como «Volume C / Book Two». Los estilos alfabético y de número escrito siguen visibles en vez de normalizarse como «Book 2, Volume 3».
04
Determina cómo traducir folio a partir de las palabras cercanas y de su función.
Folio puede corresponder a «Folio», «Page», «Leaf» o «Page Reference» cuando remite a un libro encuadernado o a un registro antiguo. La presencia cercana de página o foja puede aclarar la referencia física, mientras que campos como número de acta, asiento o serial pueden identificar el asiento o el documento expedido. Elige una traducción aprobada que mantenga distintas esas funciones. Conservar «Folio» puede ser más claro que imponer «Page» cuando no se ha establecido la relación con una página.
Ejemplo ficticio original: la oración «inscrito al folio 67 vuelto del libro 9» se traduce como «recorded on the reverse of folio 67 of Book 9». Otra casilla independiente que solo dice «Folio: XG-884» conserva «Folio: XG-884» mientras se confirma el contexto del emisor.
05
Distingue la referencia del asiento y de los identificadores documentales.
Una referencia de libro o página puede indicar dónde se asentó una inscripción; campos como número de acta, partida, asiento, serial o código pueden identificar el asiento o el documento expedido. Mantén por separado cada etiqueta impresa y su valor. No conviertas todos los números en «Certificate Number», «Case Number» o «Registration Number» ni uses la única casilla de referencia de un formulario de la entidad receptora para reformular las relaciones del original.
Ejemplo ficticio original: «Libro 21 / Folio 8 / Asiento 144 / Código de verificación ZR6K» conserva cuatro valores etiquetados. El código de verificación no se añade a las referencias archivísticas y el número de asiento no se vuelve a etiquetar como «Folio».
06
Conserva valores, notación y orden visibles.
Copia números romanos, letras, prefijos, guiones, barras y ceros iniciales con la precisión necesaria para comparar con el original. Traduce la etiqueta, no el identificador. La guía de estilo puede adaptar la maquetación de la versión inglesa para facilitar la lectura, pero no debe calcular referencias nuevas, convertir silenciosamente un número romano ni eliminar un cero que pueda formar parte del valor mostrado.
Ejemplo ficticio original: «Tomo IX-B / Libro 0007 / Folio 0042-R» se conserva como «Volume IX-B / Book 0007 / Folio 0042-R». No se reformatea como «Volume 9B / Book 7 / Page 42».
07
Realiza control bilingüe de cada aparición.
Compara la traducción inglesa con cada página, cara con contenido, bloque de certificación y nota marginal. Comprueba que cada etiqueta use el término aprobado para su contexto, que cada valor conserve la asociación correcta y que cada referencia repetida coincida con la aparición correspondiente del original, incluso si las apariciones difieren entre sí. Registra la incertidumbre en vez de uniformarla en silencio y mantén la decisión terminológica del traductor separada de cualquier conclusión sobre la condición del registro.
Ejemplo ficticio original: la primera página dice «Libro 11 / Folio 29», pero una línea de certificación posterior muestra «Libro 11 / Folio 92». La traducción conserva ambos valores visibles y señala la diferencia para revisión; no determina cuál es el valor correcto.